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MICROSOFT 365 – Maîtriser les outils collaboratifs et transmettre les compétences aux utilisateurs

Maîtriser les outils, accompagner les utilisateurs et partager les bonnes pratiques

Formation créée le 23/10/2026.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

35 heures (5 jours)

Accessibilité

Oui
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MICROSOFT 365 – Maîtriser les outils collaboratifs et transmettre les compétences aux utilisateurs

Maîtriser les outils, accompagner les utilisateurs et partager les bonnes pratiques


Ce programme de formation sur mesure de 35 heures sur 5 jours, permet de maîtriser les principaux outils collaboratifs de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive, ainsi que les applications bureautiques associées. À travers des mises en pratique concrètes, les participants développent leur autonomie, optimisent leurs usages professionnels et apprennent à transmettre les bonnes pratiques aux autres utilisateurs pour faciliter l’adoption des outils au sein de leur organisation.

Objectifs de la formation

  • Utiliser efficacement les principales applications Microsoft 365 dans son environnement professionnel.
  • Organiser les communications, les calendriers et les réunions avec Outlook et Teams.
  • Gérer, retrouver, partager et coéditer des documents avec OneDrive et SharePoint.
  • Appliquer les bonnes pratiques de collaboration numérique, de gestion documentaire et de sécurité.
  • Préparer des démonstrations et des supports pédagogiques adaptés aux besoins des utilisateurs.
  • Animer une séquence de formation interne et accompagner les collaborateurs dans l’utilisation des outils Microsoft 365.
  • Concevoir des exercices pratiques permettant de vérifier la compréhension et l’autonomie des utilisateurs.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Toute personne chargée de développer sa maîtrise des outils Microsoft 365 et d'accompagner les autres utilisateurs dans leur prise en main.
Prérequis
  • Savoir utiliser un ordinateur et maîtriser les fonctions informatiques de base.
  • Disposer d’un compte Microsoft 365 actif et d’accès aux applications utilisées au sein de l’entreprise.

Contenu de la formation

JOUR 1 – Maîtriser Microsoft 365 et optimiser son organisation avec Outlook
  • Découverte du portail Microsoft 365, des applications disponibles et de leurs complémentarités.
  • Navigation dans l’environnement et accès aux applications.
  • Outlook : gestion des courriels, classement, recherche, catégories, indicateurs de suivi et règles de tri.
  • Gestion des calendriers, invitations, disponibilités et planification de réunions.
  • Gestion des contacts et découverte des fonctionnalités de partage selon les droits disponibles.
  • Bonnes pratiques pour réduire la surcharge de courriels et améliorer la gestion des priorités.
  • Atelier pratique : Organiser une boîte de réception, planifier des réunions et structurer son agenda à partir de situations professionnelles.
JOUR 2 – Utiliser Microsoft Teams pour communiquer et collaborer
  • Découverte de l’interface et des principales fonctionnalités de Teams.
  • Différences entre conversations individuelles, discussions de groupe, équipes et canaux.
  • Gestion des messages, mentions, notifications et conversations.
  • Organisation et participation aux réunions : invitations, audio, vidéo, partage d’écran et fonctionnalités disponibles.
  • Partage de fichiers et collaboration au sein des équipes et des canaux.
  • Articulation entre Teams, Outlook, SharePoint et OneDrive.
  • Bonnes pratiques pour choisir le canal de communication adapté à chaque situation.
  • Atelier pratique : Organiser une réunion, structurer les échanges d’un projet et partager un document avec des collaborateurs.
JOUR 3 – Gérer les documents et les espaces collaboratifs avec SharePoint et OneDrive
  • Comprendre les rôles complémentaires de OneDrive, SharePoint et des fichiers partagés dans Teams.
  • Créer, organiser, déplacer et rechercher des fichiers et des dossiers.
  • Utiliser les bibliothèques documentaires SharePoint et naviguer dans les espaces disponibles.
  • Partager des documents et des dossiers selon les autorisations définies.
  • Coéditer des documents et gérer les versions disponibles.
  • Découvrir la synchronisation des fichiers lorsque celle-ci est configurée.
  • Éviter les doublons, les pertes de documents et les erreurs de partage.
  • Appliquer les consignes de confidentialité et de protection des données de l’association.
  • Atelier pratique : Organiser un espace documentaire, partager un document, effectuer une coédition et retrouver une version antérieure.
JOUR 4 – Exploiter les applications Microsoft 365 et structurer les bonnes pratiques internes
  • Utilisation collaborative de Word, Excel et PowerPoint.
  • Enregistrement, partage et modification de documents dans l’environnement Microsoft 365.
  • Recherche et accès aux informations depuis les applications.
  • Découverte des applications complémentaires disponibles selon les licences et les usages de GAIA : Forms, OneNote ou Planner.
  • Identification des usages prioritaires de l’association et des difficultés rencontrées par les utilisateurs.
  • Formalisation de bonnes pratiques communes concernant les échanges, les fichiers, les réunions et les accès aux documents.
  • Construction d’exemples concrets à partir des situations professionnelles rencontrées chez GAIA.
  • Atelier pratique : Réaliser un scénario collaboratif complet et identifier les étapes qui pourront être reproduites lors des futures sessions internes.
JOUR 5 – Préparer et transmettre les compétences aux utilisateurs
  • Identifier les besoins et les niveaux des futurs participants.
  • Définir des objectifs pédagogiques simples et adaptés aux usages professionnels.
  • Organiser une démonstration : présenter une fonctionnalité, expliquer les étapes et illustrer son intérêt.
  • Construire un déroulé pédagogique et des exercices pratiques progressifs.
  • Concevoir des fiches mémo ou supports de prise en main sur les fonctionnalités prioritaires.
  • Adapter ses explications aux difficultés rencontrées par les utilisateurs.
  • Favoriser la manipulation, les questions et l’apprentissage par la pratique.
  • Vérifier les acquis et identifier les besoins d’accompagnement complémentaires.
  • Organiser le transfert des connaissances et la mise à jour des supports.
  • Mise en situation finale : Préparer puis animer une courte séquence de formation sur une fonctionnalité Microsoft 365 choisie, par exemple la gestion du calendrier Outlook, le partage de documents dans SharePoint ou la collaboration dans Teams. Un retour individualisé permettra d’identifier les points maîtrisés et les axes de progression concernant la clarté des explications, la démonstration, la gestion des questions et la vérification des acquis.

Équipe pédagogique

L'équipe pédagogique d'Arve Form'Action est composée de Form'Acteurs investis, praticiens dans le métier cible, expérimentés dans leur domaine de compétences et issus du monde de l'entreprise. De ce fait, ils ont un parcours professionnel riche et varié, avec une approche pédagogique à caractère opérationnel. Arve Form'Action propose des formations multimodales qui s'inscrivent dans la durée : e-learning, présentiel, coaching / SAV, co-développement. Cette formation est animée par Vincent C, Maître de Conférences en informatique - Formateur Chercheur spécialisé en Intelligence Artificielle.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Recueil des attentes et évaluation initiale du niveau.
  • Exercices pratiques à l’issue des principaux modules.
  • Vérification de la maîtrise des fonctionnalités étudiées.
  • Évaluation finale à travers une mise en situation professionnelle mobilisant plusieurs outils Microsoft 365.
  • Mise en situation pédagogique évaluant la capacité à expliquer une fonctionnalité, guider un utilisateur et vérifier sa compréhension.
  • Bilan individuel des acquis et identification des actions de progression.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Poste informatique et connexion Internet.
  • Compte Microsoft 365 actif avec accès aux applications étudiées.
  • Environnement de test ou espace de travail adapté aux exercices.
  • Supports pédagogiques, fiches mémo et consignes d’exercices.
  • Outils de présentation et de démonstration.

Qualité et satisfaction

Évaluations des compétences acquises à chaud et à froid. Arve Form'Action ne dispose pas encore de données suffisantes pour fournir des indicateurs de résultat à ce jour.

Lieu

Pyramide Formations 210 Rue de l'Ingénieur Sansoube - Immeuble PYRAMIDE 74800 La Roche Sur Foron

Délai d'accès

4 semaines

Accessibilité

Toutes nos formations sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Néanmoins, les aspects, l'accessibilité et le type de handicap au regard des modalités d'accompagnement pédagogique, sont à évoquer impérativement au cours de l'entretien préalable à toute contractualisation, afin de pouvoir orienter et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour l'adaptation des locaux, des moyens de la prestation en fonction du handicap et les mesures de compensation à mettre en place. Pour répondre à toutes vos questions, nous vous invitons à contacter directement notre référent handicap à l'adresse suivante : referenthandicap@arveformaction.com ou par courrier à Arve Form'Action 210, rue de l'Ingénieur Sansoube, Immeuble PYRAMIDE 74800 La Roche-sur-Foron